10 novas regras para a colaboração eficiente em projetos

10 novas regras para a colaboração eficiente em projetos

Ela invadiu os reinos do território online e começou a utilizar uma força de trabalho virtual que esvaziou a sala de reuniões e transferiu todas as reuniões para a internet. Hoje, os projetos envolvem pessoas trabalhando neles em diferentes lugares, em diferentes fusos horários. Hoje, a possibilidade de se ter uma equipe virtual cria novas regras para a colaboração em projetos mais eficazes, e para acompanhar a tendência de crescimento, pode ser melhor que você se familiarize com elas.

1. Forme a equipe certa

A gestão virtual começa com uma boa seleção dos membros de sua equipe. Certifique-se de que cada membro que você escolher seja competente no trabalho que vão fazer na realização do projeto. Esses primeiros passos são cruciais e vão determinar o sucesso da sua equipe virtual. Filtrar cuidadosamente os candidatos e entrevistas específicas irá ajudá-lo a encontrar os membros certos. Forme um grupo cujos membros podem realmente ajudar a alcançar o objetivo da equipe.

2. Seja o mais diversificado possível

A formação da equipe não termina com a seleção dos membros mais capazes. Já que o gerenciamento virtual de projetos permite que você obtenha membros de diferentes lugares, diferentes países, então é melhor você tirar o máximo de proveito disso. Obtenha os mais diversos membros; os atraia de diferentes culturas e origens. Obtenha o máximo de talento que você puder. Estruture uma equipe cujos membros podem fornecer-lhe não só com habilidades, mas uma miríade de inspiração que lhe permita completar seu projeto das maneiras mais criativas.

3. Obtenha um líder competente

É preciso um grande líder para gerenciar uma equipe, mas é preciso um líder ainda maior para administrar uma equipe cujos membros vivem em diferentes partes do país (ou do mundo, em alguns casos). Gerenciamento virtual exige um gestor que seja competente o suficiente para lidar com pessoas que não estão diretamente com ele. Consiga um líder de equipe que seja apaixonado pelo projeto, e, ao mesmo tempo, capaz de agitar a equipe para o sucesso. Obtenha um líder cujas habilidades de gerenciamento de tarefas contribuam para a eficácia da equipe virtual.

4. Forneça instruções claras

O obstáculo habitual na criação de equipes virtuais de trabalho encontra-se na divulgação de instruções. Como as instruções não são dadas pessoalmente, equipes virtuais correm o risco de falta de comunicação e excesso dos meios artificiais de comunicação, como e-mails. Para evitar isso, certifique-se de que as instruções entregues sejam tão claras quanto possível, especialmente em gerenciamento de conteúdo, onde o escritório virtual depende muito da distribuição cuidadosa de instruções. Evite acidentes e interrupções no projeto assegurando inicialmente que todos os membros do projeto sigam as instruções fornecidas. Uma das melhores técnicas para fornecer instruções e colaboração entre os colegas é uso de mapas mentais. Muitas soluções de mapas mentais mapeamento mental permitirão fornecer instruções no mesmo formato. Algumas delas até mesmo permitem a comunicação e colaboração em tempo real. É uma ótima maneira de garantir que todos estejam na mesma página.

5. Crie um sistema eficaz de monitoramento

O primeiro passo é o estabelecimento de um sistema pelo qual a equipe virtual irá trabalhar no projeto. O segundo passo é monitorar este sistema e certificar-se de que ele é eficaz e vai ajudar a identificar as partes do projeto que precisam ser melhoradas. Na condição de gerente de projeto virtual, é sua responsabilidade garantir não só que o sistema de colaboração do projeto funcione não só em uma etapa inicial, mas também ao longo de um período mais longo de tempo.

6. Explique novamente seus objetivos

Uma das tarefas mais importantes de um gerente de projeto virtual é garantir que todos os membros da equipe virtual percebam e compreendam os objetivos do projeto. É importante que os membros do projeto entendam o que o projeto pretende atingir. Mais do que garantir que os objetivos de cada um dos membros da equipe coincidam com os do projeto, a ideia é torná-los conscientes do que o projeto deseja alcançar. Ao fazer isso, os membros podem estar cientes de quais contribuições podem ser feitas para alcançar o sucesso.

7. Aplique ferramentas de comunicação multifacetadas

Gerenciar uma força de trabalho virtual espalhada por lugares diferentes pode parecer problemático. Felizmente, um punhado de ferramentas de colaboração e ferramentas de gerenciamento de projetos se tornou disponível nos últimos anos. Hoje, os softwares disponíveis permitem que qualquer líder digital lide com todos os membros da equipe, não importa onde eles estiverem. Para garantir o sucesso da sua equipe virtual, certifique-se de utilizar a tecnologia adequadamente para ajudar a organizar sua equipe e se comunicar com seus membros.

8. Divida e conquiste

Gerenciar uma equipe muito grande pode vir a fazer mais mal do que bem. Sim, uma grande equipe é necessária em alguns projetos, mas ter todos os seus membros trabalhando em uma única tarefa pode ser difícil, se não impossível. O que você pode fazer é criar grupos; dividir sua grande equipe em grupos menores, mais gerenciáveis ??e atribuir a cada pequeno grupo uma tarefa ou subprojeto específico. Isso faz com que a sua força de trabalho virtual seja mais flexível e mais eficiente, o que lhe permite dividir as tarefas do projeto e conquistá-lo por completo no final.

9. Acompanhe as tendências

Colaboração em projetos on-line é muito baseada em tendências. Com uma equipe online, você precisa estar ciente das novas tendências que são populares na internet. Esteja ciente de novos softwares ou novos sites que podem, eventualmente, ajudar você e sua equipe na realização do seu projeto. Certifique-se de que a sua força de trabalho virtual não esteja desatualizada, e sim em dia com as tendências atuais e crescentes na internet.

10. Recompense cada parte da equipe

Um bom sistema de recompensas pode fazer maravilhas para a sua colaboração em projetos online. No final do dia, as recompensas fazem todos os problemas e estresse de fazer o projeto valerem a pena. Certifique-se de recompensar todos os membros da equipe para que o projeto seja um sucesso. Não só é devido, mas também irá manter os membros da equipe interessados e dedicados ao projeto. Ao fazer isso, você pode garantir que sua equipe ainda vai estar com você quando você assumir mais e, possivelmente, mais difíceis projetos.

Autor: Stefan Jordev

Artigo publicado originalmente no site PM Tips