Projeções de custo e duração final de projetos

Projeções de custo e duração final de projetos

Durante a execução dos projetos há, em geral, três preocupações absolutas dos envolvidos: cumprimento do escopo, do custo e do prazo aprovados para o projeto. Muito se pesquisou, e continuará a se pesquisar, sobre técnicas de gerenciamento destes elementos. 

Na segunda metade do século XX, o Departamento de Defesa dos EUA (DoD) criou a técnica do gerenciamento do valor agregado (GVA) e a aplicou em seus projetos.  O GVA ganhou projeção ao revelar a expectativa de problemas catastróficos de desempenho em custo e prazo no programa Navy A-12 Avenger II que levaram ao seu cancelamento. Esse feito levou o governo dos EUA a exigir o uso do GVA nos projetos de todas as agências do governo. 

O GVA é definido como uma metodologia utilizada na medição e comunicação do progresso físico real de um projeto. O grande mérito do GVA é integrar os três elementos críticos da gestão de projetos (o gerenciamento do escopo, do custo e do prazo). 

Apesar da definição, o gerenciamento de prazos com o GVA, na sua forma original, apresentou inconsistências que levaram ao desenvolvimento de sua extensão, o prazo agregado (PA) e até de uma nova técnica, o gerenciamento da duração agregada (GDA) que propõe a duração agregada (DA) como substituta do PA. O PA e a DA têm por característica o fato usarem tão somente os dados capturados pelo GVA, e, assim, não gerarem carga de trabalho adicional de coleta de dados.  O trabalho da equipe restringe-se a processar, de uma nova maneira, os dados já existentes na produção de indicadores de prazo confiáveis.

Entre as funcionalidades mais interessantes do GVA está a que proporciona estimativas do custo final de projetos. Para o gerente do projeto, poder apresentar, ao patrocinador e outros executivos, previsões de custo final com justificativas objetivas e críveis, tem valor inestimável. A predição de custo, conhecida como Estimativa Independente No Término (ou EINT que neste artigo denominaremos de EINTidc) é calculada pela fórmula

EINTidc =ONT/IDC. Ou seja, o prognóstico do custo final baseia-se na crença que a divisão do Orçamento No Término pelo Índice de Desempenho em Custo (IDC) representa uma boa estimativa do custo final do projeto na Data de Status (DS). Ora, sabe-se que, como já dizia Mario Henrique Simonsen, "o futuro a Deus pertence", ou seja, prever acontecimentos, especialmente os que ainda não ocorreram(!), é arriscado. Mas, projetos são construídos sobre premissas a respeito do que está por vir. Estabelece-se uma suposição, elabora-se um bom raciocínio para justificá-la e usá-la na elaboração dos planos do projeto. Mais tarde ferramentas serão utilizadas para conferir o andamento do projeto vis-à-vis seu plano, executar ações corretivas e elaborar previsões sobre o custo e o prazo final do projeto. 

O cálculo da EINTidc tem a vantagem de se basear em valores que são aceitos pelos envolvidos no projeto. O IDC é um índice derivado do que ocorreu no projeto até a DS, é o resultado da divisão do Valor Agregado (VA) desde o início do projeto até a DS pelo Valor Planejado (VP) na DS (IDC = VA /CR). Quando se utiliza o IDC para calcular a EINTidc, assume-se que o passado se repetirá no restante do projeto. Isso não é sempre verdade, mas tem sido, comumente, usado no gerenciamento de projeto; e é uma boa suposição; muito melhor que outras que carecem de uma justificativa técnica razoável.

Como mencionado acima, o GVA falha em oferecer um Índice de Desempenho em Prazo (IDP) com comportamento apropriado para uso em prognósticos sobre a duração do restante do projeto (lembrando que o IDP, cujo valor é calculado pela razão do VA para o VP [IDP = VA/VP], tende a 1 (um) à medida que o projeto se aproxima do seu final, ou seja perto do fim do projeto, a estimativa fornecida pela divisão da Duração Planejada (DP) pelo IDP tenderia ao próprio valor da DP, independentemente de o projeto estar atrasado e já ter ultrapassado a DP!). Para evitar essa anomalia as estimativas de duração no GVA usam a fórmula: EINT(t)=DR+(ONT-VA) / TT [em que EINT(t) representa o valor da estimativa independente no término para a duração do projeto no momento "t" e DR é a Duração Real, tempo decorrido desde o início do projeto até a DS (ou seja: DR=DS-DI e DI é a Data de Início do projeto] medido em dias úteis, e TT, Taxa de Trabalho, é um fator que converte o trabalho restante para tempo – o trabalho restante é a diferença entre o orçamento no término e o valor agregado. Para a TT há propostas diversas:

TT = Média do Valor Planejado = VP/n; n é número de períodos escolhido pelo GP para o cálculo da média

TT = Média do Valor Agregado = VA/n

TT = Valor Planejado do Período Corrente = VPpc

TT = Valor Agregado do Período Corrente = VApc

A inconsistência do GVA mencionada foi o motivador da busca por alternativas ao IDP. Em 2003 Walt Lipke propôs o Prazo Agregado (PA) e em 2014 Homayoun Khamooshi concebeu a Duração Agregada (DA), novas técnicas que geram índices de desempenho em prazo alternativos ao IDP do GVA, sem suas limitações.

O PA, também conhecido como GVA-PA, por ser uma extensão ao GVA, usa o valor de duração, obtido a partir curva do custo distribuído no tempo do GVA (curva S), no seu cálculo. O índice de desempenho em prazo do GVA-PA é conhecido por IDP(t). O "(t)" indica que o cálculo do IDP(t) é feito com valores de tempo. A fórmula é:

IDP(t)=PA/DR. Tanto o PA quanto o DR são medidos em unidades de tempo. Lipke, no seu livro Earned Schedule (traduzido por mim como Prazo Agregado e à venda na Amazon [e-book] e no Clube de Autores [impresso]) explica a forma de calcular o PA. Estudos de Vanhoucke & Vandervoorde demonstraram que a estimativa de duração final do projeto baseada no PA:  EINT(t) = DP/IDP(t) é, em geral, melhor que qualquer das quatro acima.

Já na DA, que deriva seus indicadores de prazo de valores de tempo contidos no GVA, sem qualquer contaminação por valores de custo, o índice correspondente ao IDP(t) do PA é o Índice de Desempenho em Duração (IDD). Esse índice resulta da divisão da DA – valor da duração agregada na data de status – pela DR. O método para determinar os valores do PA a da DA embora muito parecidos, podem produzir valores bem diferentes e, assim, o IDP(t) e o IDD também podem apresentar valores muito diferentes.

No GVA há outro índice, o Índice de Desempenho Para Terminar (IDPT) que indica se é ou não necessário melhorar desempenho em custo no restante do projeto (a partir da DS até seu término) para que o custo ao término do projeto não ultrapasse o Custo final Desejado (CD). No livro do Lipke há um estudo que indica que se o IDPT for igual ou inferior a 1,00 pode-se afirmar que o CD (ONT, ou outro valor escolhido pelo GP) é exequível. Caso o IDPT seja superior a 1,10 considera-se que o custo do projeto está fora de controle e o CD é, muito provavelmente, inviável. Entre 1,00 e 1,10 o GP deve considerar se é ou não apropriado solicitar o auxílio e intervenção dos executivos seniores para melhorar o desempenho em custo.

A fórmula geral para o IDPT é: IDPT=(ONT-VA)/(CD-CR). Nesta fórmula CR é o Custo Real. É comum que o CD seja estabelecido como o ONT e a fórmula seria então: IDPT=(ONT–VA)/(ONT-CR). O gerente, que é, muitas vezes, solicitado a reduzir o custo final do seu projeto pode usar o IDPT para determinar se o custo desejado é viável para o projeto no instante da solicitação. Também, pelo uso do IDPT o GP pode reconhecer, bastante cedo no projeto, a necessidade de ação drástica para evitar o constrangimento de negociações complexas com o cliente ou o patrocinador por recursos adicionais.

O mesmo raciocínio do IDPT (custo) pode ser aplicado à duração final do projeto com o Índice de desempenho em Prazo Para Terminar (IPPT) no caso de análise que envolva o PA ou a DA. Neste caso há duas fórmulas para o IPPT:

IPPT(PA)=(DP-PA)/(DD-DR) e IPPT(DA)=(DP-DA)/(DD-DA). Nestas duas equações DP é a duração aprovada para o projeto e DD é a duração desejada na data de status. Considerações sobre a viabilidade da duração desejada são feitas nos mesmos moldes que no caso do IDPT. 

Até a próxima!

Autor: Paulo André de Andrade (PMP, MBA e BSEE), Presidente da Techisa do Brasil Ltda Consultoria em Projetos e Consultor nas Técnicas: Valor, Prazo e Duração Agregados. Relator da Norma de Gerenciamento do Desempenho em Projetos.
Publicado originalmente no Linkedin.
Imagem: Divulgação.