Como usar um painel de controle de projetos

Como usar um painel de controle de projetos

Resolver o mais recente problema de desenvolvimento de João, ou rever os requisitos do projeto de Maria, parece ser mais urgente do que planejar o próximo trimestre. Quando as pessoas estão à nossa espera para tomar uma decisão é importante estarmos presentes, e não presos em um escritório transpirando sobre os dados tentando prever o futuro.

Os painéis de controle ajudam a sair um pouco do desconforto dessa situação. Eles abreviam a “mastigação de números”, executando todo o processamento de dados para você. Eles também auxiliam na previsão do futuro, através da identificação de tendências.

O software adequado de gerenciamento de projetos lhe dará painéis de controle de nível executivo, bem como painéis de controle que poderão ser utilizados pelos membros da equipe (qualquer que seja o seu nível ou posição na empresa). E aqui estão mais alguns benefícios:

Monitoramento eficaz

Uma competência importante para o gerente de projeto é monitoramento e controle, algo que é testado pela credencial PMP do PMI e mesmo por outros organismos certificadores dos gerentes de projetos. Ser capaz de fazer isso, de forma eficaz, é fundamental para você manter o andamento do projeto.  Porém, muitas vezes é difícil reunir o conjunto de dados e poder visualizar o panorama geral.

Você poderá ter tudo isso com um painel de controle, e se você estiver monitorando vários projetos ao mesmo tempo, será possível criar um painel mestre contendo os dados de todos os projetos, com uma real economia de tempo. Num relance, é possível verificar quais projetos estão dentro do cronograma, quais se encontram dentro do orçamento, e quais apresentam problemas.

Ao encontrar algo que recomende uma investigação, basta você fazer uma análise pontual mais profunda e identificar a raiz do problema, e qual tarefa ou recurso está causando o conflito.

Melhor tomada de decisão

A informação exibida no painel de controle lhe dá uma imagem sobre a saúde de seu projeto, ou da carteira de projetos. Mas esta informação não é suficiente, por si só, para gerenciar o projeto com sucesso – é claro, os projetos são executados por pessoas, e não por softwares! Você pode usar o painel de controle como uma fonte confiável de dados do projeto, porque ele é fidedigno, tornando-se uma das principais ferramentas de tomada de decisão sobre o projeto.

Como os painéis de controle mostram tudo em uma única página, eles também são bons instrumentos de comunicação, quando você estiver tentando convencer os altos executivos a tomar uma decisão sobre algo. Se quiserem informações mais detalhadas, poderão pedi-las, mas o painel de indicadores exibe uma boa imagem instantânea atualizada, da evolução e dos problemas. Torna-se um ativo valioso ao solicitar aprovação de mudanças, ou se você for convidado a expor uma atualização de status do projeto.

Gestão de risco mais clara, que leva a…

Os painéis de controle podem ajudá-lo a ver o que irá tornar-se um risco do projeto. Fica fácil identificar as tarefas que serão executadas posteriormente, ou os recursos que não se mostram tão produtivos como teriam sido considerados anteriormente. Isso pode ser um sinal de estimativas incorretas ou de perda de ânimo dos membros da equipe, ou ainda que eles não têm as habilidades necessárias para fazer um bom trabalho em todas as áreas de suas responsabilidades.

A detecção precoce dos riscos vai lhe dar a melhor chance possível de atuar sobre eles, evitando que se tornem um grande problema para a equipe do projeto. Você pode alterar o plano de projeto, rever suas estimativas, oferecer treinamento adicional ou realocar trabalho – é muito mais fácil reconduzir todos estes e quaisquer outros riscos potenciais no momento do início do projeto, em vez de descobrir que existe um problema, depois de transcorridos muitos meses de trabalho. A essa altura, o estrago estará feito e poderá ser impossível retomar o cronograma, ou reestabelecer o ânimo da equipe.

Seu painel de controle fornece a melhor maneira de reconhecer novos riscos, mais cedo do que você poderia fazê-lo de outra forma, com os processos de gestão de risco existentes.

…melhor planejamento do projeto

Você pode planejar o seu projeto de forma mais eficaz se você tiver dados de boa qualidade, e uma visão abrangente dos riscos que poderão afetar o projeto no futuro. De fato, os painéis de controle lhe dão uma perfeita compreensão da situação momentânea, o que permite otimizar seu planejamento para um melhor desempenho no futuro. Afinal, o desempenho medido até a data, é uma boa indicação do comportamento nas próximas semanas e meses que virão. Se você sair correndo atrás do atraso, é pouco provável que de repente comece a superar cada etapa, apesar de alguns gerentes de projeto ainda acreditarem que isso seja possível!

Por exemplo, se você notar que o fluxo de trabalho de testes do produto está sendo executado com atraso, você pode identificar as razões dessa ocorrência, consignar o risco que isto representa para o projeto como um todo e, em seguida, trabalhar junto das pessoas responsáveis para ver o que pode ser feito, no sentido de trazer esse elemento de volta aos trilhos. Você pode alterar o plano do projeto em consequência disso, adicionar mais recursos, mudar a ordem das tarefas, ou delegar o trabalho de maneira diferente para garantir que os objetivos sejam alcançados dentro do prazo.

Atualizações personalizadas

Até hoje, eu nunca encontrei um patrocinador de projeto que não quisesse informações apresentadas de um modo particular e que, normalmente, diferem completamente de outro patrocinador de outro projeto que eu estivesse trabalhando ao mesmo tempo, naturalmente aumentando a carga de trabalho de comunicação para mim! No entanto, painéis personalizáveis, ??tiram um pouco dessa dor de cabeça. Clique e arraste os elementos que você precisa exibir, na ordem que o seu patrocinador quer vê-los. Esconda aquilo que não está interessando, e selecione os dados que eles querem ver em cada gráfico. Você será capaz de criar um panorama único de seus projetos, adaptado perfeitamente às exigências dos stakeholders!

Se você nunca pensou em usar os painéis de controle antes, por que não experimentá-los em seu projeto? Você vai ver os benefícios de maneira imediata!

Artigo publicado originalmente pela equipe do site: ProjectManager.com