Como usar mapas mentais em gerenciamento de projetos

Como usar mapas mentais em gerenciamento de projetos

Mapas mentais são algo que eu uso na condição de gerente de projeto, tanto para o planejamento de meus projetos quanto como uma forma de gerenciar informações que são coletadas durante workshops. Assim como muitas pessoas, os primeiros dias de um projeto são quando eu faço o melhor uso dos mapas mentais, pois eles são ótimos para captura requisitos e lidar com os dados de workshops e sessões em grupo.

Há, no entanto, outras maneiras que você pode usar mapas mentais em seus projetos, se você quiser. Aqui estão algumas ideias para levá-lo além do brainstorming.


1. Anotações 

Como você toma notas? Eu, pessoalmente, trabalho com listas, mas eu conheço um monte de pessoas que trabalham com mapas mentais. Na verdade, é realmente interessante sentar ao lado de alguém em uma conferência que está fazendo anotações em formato de mapa mental, pois é ótimo assistir.

Se você pensa visualmente, então mapas mentais podem ser uma ótima maneira de registrar o que está acontecendo em uma discussão e ajudar a criar conexões entre os diferentes tópicos da conversa.


2. Resolução de Problemas

Mapas mentais também podem ajudar com a resolução de problemas. Na medida em que você está reunindo informações para construir uma solução, você pode registrar qualquer coisa relacionada com o problema, como tarefas envolvidas na criação da solução, diferentes opções, recomendações de seus especialistas no assunto e assim por diante. Em uma sessão de resolução de problemas fluida, esta pode ser uma ótima maneira de capturar tudo o que é discutido antes de estruturar as informações em um documento de recomendações para o seu patrocinador do projeto.


3. Estudos 

Se você está estudando para o exame PMP® ou qualquer outra credencial de gerenciamento de projetos, então você vai ter que fazer algum tipo de organização do conhecimento e encontrar uma maneira de capturar as suas notas de forma eficaz. Muitas vezes é mais fácil gravar em sua mente uma imagem em vez de uma lista, então até mesmo eu (um usuário ávido de listas) escolho usar mapas mentais para gravar minhas anotações quando estou estudando, pois eu acho mais fácil de lembrar no exame.

Mapas mentais podem ajudá-lo a gravar e armazenar muita informação em uma página, o que é muito útil para a preparação para o exame. O ato de criar o mapa mental e depois reescrevê-lo algumas vezes também é um exercício muito bom de memorização.


4. Planejamento do Projeto  

Um mapa mental não serve apenas para ideias não estruturadas. Você pode usar o software de mapeamento mental para construir sua estrutura analítica do projeto (EAP). Afinal de contas, é a mesma ideia: registrar grupos de tarefas em um formato visual.


5. Pesquisa para o Projeto

Quando você está montando um case de negócio pode ser necessário pesquisar ideias e informações de várias fontes. Você pode usar o software de mapeamento mental para apresentar visualmente as informações e também para incluir links para as fontes dos dados. Então, se o seu patrocinador quiser mais informações, ele podem ir e ver a fonte original direto do mapa mental.


6. Apresentaçôes 

Muitas pessoas pensam em mapas mentais como algo que você usaria pessoalmente para recolher e gerenciar suas próprias notas, mas também pode ser útil quando você está preparando uma apresentação para outras pessoas.

Muitos stakeholders do projeto não entendem como ler um gráfico de Gantt, então ver as tarefas do projeto organizadas no software de mapeamento mental de uma forma atraente pode ajudar. É apenas outra maneira de apresentar o plano do projeto, riscos ou qualquer outra coisa e encaixar tudo em um slide!


7. Estruturação de Ideias

Quando você está lidando com assuntos complexos, é muito útil capturar os principais conceitos em um mapa mental e, em seguida, adicionar os detalhes. Você pode fazer isso pessoalmente para resolver um problema técnico complicado e para te ajudar a ver as ligações entre as diferentes áreas do assunto, mas você também pode fazê-lo como parte de uma forma de explicar questões difíceis para outras pessoas. Um desenho é frequentemente muito mais fácil de entender, então você pode usar um mapa mental para representar graficamente os problemas. Depois você pode manipular as ideias na página para destacar as principais áreas de foco.


8. Ser Criativo

Às vezes, você só precisa ser criativo. Seja para chegar a uma grande estratégia para mitigar o risco, ou para encontrar uma maneira de lidar com um problema particularmente complicado, ser criativo vai ajudá-lo a resolver os problemas de forma positiva. Mapas mentais tem uma variedade de modelos divertidos que podem despertar sua criatividade e ajudá-lo a considerar as suas ideias de diferentes maneiras.


E finalmente…


9. Brainstorming

Claro, não podemos esquecer o brainstorming! Mapas Mentais são uma das melhores maneiras de gerenciar uma sessão de brainstorming quando você quer fazer conexões entre itens e exibir o resultado em um formato gráfico.

 


Autora: Elizabeth Harrin - Gerente de projetos e programas com mais de uma década de experiência nos setores de saúde e serviços financeiros. Autora de diversos livros sobre gerenciamento de projetos, e criadora do blog “A Girl’s Guide to Project Management”.

Artigo publicado originalmente no site Stakeholdernews

Imagem: Reprodução/Divulgação.