Ciclo PDCA, uma ferramenta imprescindível ao gerente de projetos

Ciclo PDCA, uma ferramenta imprescindível ao gerente de projetos

O que vamos falar nesse artigo da Project Builder:

1. O que é o PDCA

2. As 4 Fases do PDCA

3. PDCA x PDSA

4. Como adotar o Ciclo PDCA

Bora!


O Total Quality Control (Controle Total de Qualidade) surgiu nas grandes indústrias e tem por objetivo aplicar melhorias contínuas nos processos. Uma de suas ferramentas é o ciclo PDCA – responsável por planejar processos, aplicá-los, prever falhas, solucioná-las e conferir resultados. O Ciclo PDCA possui uma vasta área de aplicação, podendo ser útil a diferentes tipos de empreendimentos, pois atua em diversas frentes focando na melhoria contínua. Portanto, é útil para desde grandes indústrias a pequenos comércios.


Você já usa o PDCA na sua empresa, sabe para que ele serve e que vantagens essa ferramenta de gestão traz para a melhoria dos processos, projetos e produtos desenvolvidos por sua equipe? Sim, sim e sim? Então merece os parabéns, porque esse é um sinal mais que claro de que você está realmente preocupado em trabalhar com mais eficiência! Já se as respostas foram negativas, vale ficar de olho no nosso post de hoje, porque vamos mostrar direitinho o que o Ciclo PDCA pode fazer por você e por sua equipe!

Pronto?


Foco do Ciclo PDCA

O Ciclo PDCA — também chamado de Ciclo de Deming ou Ciclo de Shewhart — é uma ferramenta de gestão que tem como objetivo promover a melhoria contínua dos processos por meio de um circuito de quatro ações: planejar (plan), fazer (do), checar (check) e agir (act). O intuito é ajudar a entender não só como um problema surge, mas também como deve ser solucionado, focando na causa e não nas consequências. Uma vez identificada a oportunidade de melhoria, é hora de colocar em ação atitudes para promover a mudança necessária e, então, atingir os resultados desejados com mais qualidade e eficiência.

Esse método de análise e mudança de processos parte do pressuposto de que o planejamento não é uma fase estanque — ou seja, não acontece uma única vez —, tampouco é absoluta. Por isso, no decorrer do projeto pode ser preciso mudar o planejamento. E o Ciclo PDCA ajuda a fazer exatamente esse controle, que é contínuo, contribuindo para que cada processo se desenvolva da melhor maneira possível.


Origem do Ciclo PDCA

Na década de 20, um físico norte-americano chamado Walter Andrew Shewart – muito conhecido por sua atuação na área de controle estatístico de qualidade – criou o ciclo PDCA. Porém, só na década de 50 ele foi popularizado em todo mundo pelo, também americano, professor William Edwards Deming, conhecido por dedicar-se às melhorias dos processos produtivos dos EUA durante a segunda guerra mundial e por ter o título de guru do gerenciamento de qualidade.


Fases do Ciclo PDCA

Por mais que a teoria determine quatro fases para o Ciclo PDCA, isso não significa que elas aconteçam linearmente. Na verdade, essa divisão serve apenas de ilustração para que possamos entender como o processo de melhoria contínua acontece. Confira uma a uma:


Planejar

Na fase do planejamento são estabelecidos os objetivos e as metas do ciclo. Que problema você resolverá dessa vez? Por que é preciso resolver essa questão?

Mas antes de tudo, é imprescindível que o gestor saiba como realizar um planejamento de projeto. Ele deve ter conhecimento sobre diversos modelos de planejamento para realizar uma avaliação e, só então, selecionar o mais adequado e assertivo para o projeto em questão.

Também é nesse momento que você e sua equipe definirão os indicadores de desempenho, que mostrarão se o objetivo final está mesmo sendo alcançado. Os indicadores são um meio claro pelo qual é possível avaliar o andamento dos resultados. Trata-se de uma medida, quantitativa ou qualitativa, capaz de captar informações relevantes sobre a evolução do projeto observado.

É ainda no planejamento que você determina qual será a metodologia de trabalho usada para encontrar a solução de tal questão, assim como é também nessa etapa que se dá o desenvolvimento do plano de ação, isto é, o encadeamento de ações necessárias para que o objetivo seja cumprido.

Ferramentas auxiliadoras como Diagrama de Ishkawa, Gráfico de Pareto, brainstorming e 5W2H poderão ser muito úteis nesta fase, para dar suporte à tomada de decisões. Quanto melhor for o planejamento , melhores metas serão atingidas. Deve-se lembrar que a fase de planejamento é sempre a mais complexa e a que exige mais esforços. No entanto, quanto maior for o número de informações utilizadas, maior será a necessidade do emprego de ferramentas apropriadas para coletar, processar e dispor estas informações.


Fazer

Após identificar todos os problemas e traçar as metas que devem ser alcançadas, é hora de fazer acontecer. Nessa fase, o plano de ação é colocado em prática segundo o que foi planejado, cuidando para que não haja nenhum tipo de desvio pelo meio do caminho. Se não for possível executar o planejado, será preciso voltar à fase anterior e verificar os motivos de o planejamento ter falhado. Já se a iniciativa for executada conforme o previsto, deve-se partir para a próxima fase, encarando a análise dos resultados.

Antes de iniciar a fase de execução é preciso educar e treinar todos os envolvidos no processo para garantir que todos estejam comprometidos e tudo saia conforme o planejamento realizado na fase anterior. Somente uma equipe capacitada é capaz de agir de maneira alinhada e ter foco nos objetivos corretos.


Checar

A fase de checagem começa juntamente com a fase de implementação do plano de ação, afinal, quanto mais cedo os resultados forem acompanhados, mais rapidamente você saberá se o planejamento deu mesmo certo e se os resultados serão atingidos. Nessa fase é preciso fazer um monitoramento sistemático de cada atividade elencada no plano de ação e comparar o previsto com o realizado, identificando gaps que podem ser sanados em um próximo ciclo, assim como oportunidades de melhoria que podem ser adotadas futuramente. Avaliar a metodologia de trabalho adotada também ajuda a verificar se a equipe está no caminho certo ou se é preciso modificar algum processo para se ter mais êxitos durante o decorrer do projeto.

Para esta fase, é de suma importância que haja o suporte de uma metodologia estatística. Assim, é possível evitar erros e poupar tempo e recursos. A análise realizada na fase “checar” mostrará se os resultados estão de acordo com o que foi previamente planejado ou se é necessário ajustar o caminho.


Agir

Em caso de todas as metas terem sido atingidas, esta é a fase em que se adota o plano aplicado como padrão. Caso algo não tenha saído como planejado, é hora de agir corretivamente sobre os pontos que impossibilitaram o alcance de todas as metas estipuladas.

Com a análise de dados completa, é preciso passar para a realização dos ajustes necessários, corrigindo falhas, implantando melhorias imediatas e fazendo com que o Ciclo PDCA seja reiniciado, visando aprimorar ainda mais o trabalho da equipe.

Muitas pessoas já fazem o uso dos passos do ciclo PDCA mesmo sem ter o conhecimento da ferramenta. Provavelmente você já tenha executado pelo menos algumas das fases de maneira intuitiva. Porém, o conhecimento teórico e mais aprofundado da metodologia, irá possibilitar que você e sua equipe aproveitem ao máximo dos benefícios.


Processo de melhoria contínua

Com o pensamento de que é sempre possível melhorar, o Ciclo PDCA não prevê um fim para sua execução. Assim, a cada ciclo concluído dá-se início a outro, sucessivamente, até que seja possível encontrar um padrão mínimo de qualidade para atender às expectativas do cliente e tornar a empresa cada vez mais eficiente em seus processos.

Cada vez que o ciclo PDCA se repete para solucionar um problema ou obter melhoria contínua, o próximo ciclo tende a ser mais complexo. O plano e as metas passam a ser mais ousados e tudo fica mais difícil de aplicar. É necessário que toda a equipe seja bem treinada e esteja preparada para alcançar objetivos ambiciosos.

Só é preciso tomar cuidado para não se ater a detalhes insignificantes, pois a demora em uma fase qualquer do projeto pode impactar todas as demais. Então defina um padrão mínimo de qualidade e, quando atingi-lo, passe para a próxima etapa. Caso futuramente surja a oportunidade de implementar alguma melhoria a mais, você pode aproveitá-la em um novo projeto ou ainda sugerir ao cliente que faça a mudança, desde que não haja impacto nos custos ou no prazo do projeto.

O ciclo PDCA evita erros nas análises e padroniza as informações do controle de qualidade. Por esse motivo, pode ser empregado com muito sucesso em casos de transição para uma administração voltada para a melhoria contínua.


Ciclo PDCA e Ciclo PDSA

Se você já conhecia o método PDCA e já utilizava em sua companhia antes de ler este post, talvez também tenha ouvido falar sobre o ciclo PDSA. No meio corporativo existe muita confusão com as nomenclaturas.

Significam a mesma coisa? São métodos diferentes? Podemos dizer que ambos têm o mesmo objetivo – a melhoria contínua – entretanto, não significam a mesma coisa.

O PDSA foi introduzido após o PDCA, também por Deming. Este método surgiu da necessidade de aprendizado sobre processos e produtos. O método surgiu para complementar o PDCA adicionando uma etapa de desenvolvimento de estudo com o objetivo de agregar conhecimento.


Vamos analisar o significado das siglas:

PDCA: Plan (Planejar) – Do (Fazer) – Check (Checar) – Act (Agir)

PDSA: Plan (Planejar) – Do (Fazer) – Study (Estudar) – Act (Agir)


A diferença de um método para o outro se da na substituição da fase Check pela fase Study. Portanto, percebemos que a terceira etapa do ciclo passou a ser mais completa. Ao invés de apenas checar e conferir o que está sendo feito, é proposto que seja realizado um estudo, uma análise mais profunda sobre os fatos.

Podemos entender o ciclo PDSA como uma evolução natural do ciclo PDCA, pois propõe que as pessoas ponderem e compreendam mais ao invés de apenas checarem o andamento do projeto.


Adoção do Ciclo PDCA

Por ser uma ferramenta fácil e bastante intuitiva, o Ciclo PDCA pode ser aplicado a praticamente qualquer tipo de projeto, dos mais simples aos mais complexos, já que ajuda a direcionar a equipe para o desenvolvimento de melhorias contínuas, aguça os sentidos para a identificação de falhas e oportunidades de aprimoramento e ainda contribui para que todos os envolvidos visualizem as mudanças realizadas.

Com isso, você aumenta a eficiência dos processos e obtém uma maior produtividade por parte do time, desenvolvendo projetos com muito mais agilidade e destreza. Isso sem contar que o PDCA também garante um aprendizado maior durante a execução das atividades, contribuindo para o desenvolvimento pessoal e profissional da equipe. Além disso, com a produtividade e a eficiência em alta, você pode reduzir os custos operacionais da empresa, impactando diretamente no orçamento de cada projeto.

Uma organização que consegue se estruturar dentro das quatro fases do ciclo PDCA tem mais chances de atingir seus objetivos e melhorar continuamente. Aqui, faz-se importante recordar a importância de compreender o significado de cada etapa e dar importância a cada uma. A fase de planejamento é considerada a mais trabalhosa e complexa, porém um bom planejamento facilita a passagem pelas demais etapas.

No que diz respeito à aplicação do ciclo PDCA, é fundamental ressaltar a importância das medidas. Só utilizando métricas é possível saber o quanto do seu objetivo foi alcançado. Se não é possível medir, não é possível gerir.

Conforme a cultura do PDCA vai se enraizando, mais e mais benefícios surgem, pois a melhoria não para nunca. E tudo bem que a adoção do Ciclo PDCA é opcional, mas, acredite, a partir do momento que você experimenta essa ferramenta de gestão, não deixa de usá-la em mais nenhuma iniciativa.

O uso do ciclo PDCA pode garantir um diagnóstico apurado sobre os processos e tratar das falhas e soluções que devem ser aplicadas durante o andamento do projeto. O uso desta ferramenta de qualidade é uma maneira eficaz e efetuar o controle dos processos e obter melhorias.


Assim, se você ainda não teve a oportunidade de colocar esse conhecimento em prática, sugerimos que faça agora mesmo e depois venha nos contar como se saiu com seu primeiro Ciclo PDCA! E se já é experiente no assunto, fica aqui o convite para conhecer uma outra ferramenta indispensável ao gerente de projetos: O gráfico de Gantt!




Ah, vale super a pena essa leitura também: Ciclo PDCA: 4 passos para melhorar processos - exemplos na prática!


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Na DOX, utilizamos a metodologia PDCA como cultura de melhoria contínua da empresa, seja no controle dos processos internos ou no aperfeiçoamento da qualidade dos serviços que entregamos.


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Artigo publicado originalmente por Carlos Junior, da ProjectBuilder,  em 30/05/2017.

Imagem Capa: Blog Luz - Planilhas Empresariais.