7 itens críticos em seu registro de riscos

7 itens críticos em seu registro de riscos

Nós sentamos e conversamos sobre as coisas diferentes que devem ser incluídas em um registro de riscos, e percebi que ela tinha deixado de fora alguns itens que considero importantes, porque ela não sabia que havia um modelo que ela poderia usar e ela havia feito um modelo por si mesma. Além do fato de que os modelos são uma ótima maneira de padronizar os processos de gerenciamento de projetos que você repete muitas vezes, isso me fez pensar sobre o que é realmente importante para o registro de riscos.

Voltei e revisei nossos modelos registro de riscos e notei que havia 7 coisas importantes que eu acho que devem ser incluídas em qualquer registro. Além destes itens, você pode incluir quaisquer outros campos adicionais que você goste, mas deve ter cuidado para não tornar o registro muito longo e complicado, ou terá que lutar para encontrar o tempo para preenchê-lo!

1. Identificador

Cada risco deve ter um identificador único. Isto lhe impede de ter que descrever o seu risco em uma longa frase cada vez que falar sobre ele. Ao dar a cada risco um código único (como um número), você e seus colegas terão mais facilidade em identificá-lo no registro e descobrir sobre qual deles você está falando em reuniões.

O seu software de gerenciamento de riscos normalmente pode fazer isso por você, mas se não o faz, você pode facilmente adicionar um campo ao registro de riscos e criar um número único ou outro identificador para cada risco.

2. Descrição

Você deve manter a descrição de cada risco relativamente curta, mas detalhada o suficiente para que todos saibam qual é o problema potencial. Um parágrafo curto está bom, mas se você pode limitá-lo a uma frase, é ainda melhor.

Use uma linguagem clara e não descreva a solução. Neste campo tudo o que você quer fazer é falar sobre qual é o problema, já que as soluções vêm mais tarde!

3. Probabilidade de ocorrência

Você deve classificar o quão provável é que o risco realmente aconteça. Esta pode ser uma escala simples de “muito provável” para “nada provável”, com um par de opções no meio. Ou você pode usar uma escala numérica, com 10 significando que o risco é altamente provável e 1 significando que o risco provavelmente não acontecerá.

Isto é importante porque ajuda a definir o quanto de esforço você deve investir em lidar com o risco. Um risco que é muito provável é algo em que você deve investir algum tempo e esforço. “Meteoro caindo no escritório do projeto” é muito improvável para que você se preocupe, e provavelmente pode gastar melhor o seu tempo trabalhando para resolver alguma coisa em vez de construir um sistema de defesa contra meteoros!

4. Impacto

Este campo registra qual impacto o risco pode ter sobre os objetivos do projeto se ele acontecer. Novamente, use uma escala. Alto, Médio e Baixo é a maneira mais simples de classificar o impacto, embora você também pode usar uma escala financeira com base em quanto custaria se o risco acontecer, ou quantificar o impacto em termos da quantidade de tempo que seria necessário para resolver o problema.

Encontre uma maneira de classificar o impacto e siga-a rigorosamente. Isto é importante porque, em seguida, você pode comparar os riscos contra os demais.

5. Pontuação

A pontuação é uma combinação da avaliação de probabilidade e avaliação de impacto de cada risco. É por isso que ter uma escala fixa é importante, em vez de simplesmente escrever uma declaração sobre o impacto nos objetivos do projeto. Você pode multiplicar a pontuação de probabilidade pelo placar de impacto para obter uma pontuação global de avaliação de risco. Isto é obviamente mais fácil com escalas numéricas, mas você pode traduzir “Alto” para “3” e “Baixo” para “1” se você precisar, de modo que você possa fazer o cálculo.

O objetivo da pontuação é ser capaz de comparar os riscos e definir aonde você deve investir a maior parte do seu esforço de gestão. Você também pode priorizar de forma mais eficaz se você conhece o perfil de risco global de todo o projeto.

6. Estratégias de resposta

Este campo é onde você documenta o que você vai fazer em relação ao risco. Há uma série de estratégias de resposta a riscos que os gerentes de projetos usam: aceitar, transferir, evitar ou mitigar. Anote qual estratégia você irá adotar para cada risco específico.

7. Ações

Finalmente, você quer registrar o que você está realmente fazendo sobre o risco e o problema em potencial que o projeto poderia enfrentar. Anote o plano de ação para lidar com o risco e também quem é responsável pela conclusão de cada ação. O risco também deve ter um proprietário (que pode ou não ser você), que é o responsável por garantir que o plano de ação seja concluído e que o risco está sendo gerenciado de forma eficaz. Você vai voltar e atualizar este campo regularmente conforme o risco é gerenciado e as tarefas são concluídas.

Quando eu passei por esta lista com minha colega, eu podia ver que ela entendeu a razão para a inclusão de todas essas informações. Pode parecer muito, mas são apenas algumas colunas em um registro de riscos e isso torna muito mais fácil manter controle sobre sua gestão de riscos.

Nós atualizamos seu registro de riscos para garantir que nada de importante foi deixado de fora, e uma vez que ela teve acesso ao novo modelo online, foi fácil para ela manter o registro atualizado dali para frente. O que mais você inclui em seu registro de riscos? Conte-nos nos comentários.

Artigo publicado originalmente pela equipe do ProjectManager.com